Matsferlið og niðurstaða
Til að meta tilboð og tillögur sem bárust í samningskaupaferlinu var komið á laggirnar sérstakri matsnefnd Austurhafnar-TR í ársbyrjun 2005.
Við mat á tilboðunum var einkum horft til fimm meginþátta:
- Byggingarlausnir vega 45% (arkitektúr, skipulag svæðis og innra fyrirkomulag húss og sala)
- Styrkur og hæfni bjóðenda 5%
- Rekstur fasteigna og bílastæða 5%
- Viðskiptaáætlun 25%
- Þjónusta við og aðstaða fyrir Sinfóníuhljómsveit Íslands og aðra listamenn, stjórnunarfyrirkomulag og fyrirhuguð dagskráráætlun vega 20%.
Matsnefndinni til aðstoðar voru ráðgjafar Austurhafnar-TR, ásamt undirnefndum og sérfræðingum. Stýrihópur um skipulagsmál á vegum Reykjavíkurborgar dæmdi skipulagsþáttinn með aðstoð skipulagssviðs borgarinnar, ráðgjafarnefnd arkitekta mat arkitektúr og samráðshópur fulltrúa tónlistarmanna og annarra væntanlegra notenda hússins var til ráðgjafar um rekstrarþætti og aðstöðu til tónleika- og ráðstefnuhalds.
Niðurstaða matsnefndar
Umsögn matsnefndar um tillögurnar þrjár var kynnt 1. júní 2005. í framhaldinu var tveimur þátttakendum, Fasteign/Klasa og Portus Group, boðið að halda áfram og þróa frekar tillögur sínar og tilboð en Viðhöfn féll úr leik.
Endurbætt tilboð lágu fyrir 18. ágúst 2005 og val Austurhafnar-TR á vænlegasta umsækjandanum, Portus Group, var tilkynnt að viðstöddu fjölmenni í Þjóðmenningarhúsinu 21. september 2005.
Fram kom í kynningu á niðurstöðu matsnefndar að mjótt hefði verið á munum milli lokatillagnanna - enda valið staðið á milli tveggja glæsilegra lausna. Á endanum hafi tillaga Portus Group haft vinninginn með hæstu einkunn í fimm af átta matsflokkum; fyrir byggingarlist, lausn á rekstri bílastæða, viðskiptaáætlun, fjárhagslegan og stjórnunarlegan styrk og metnaðarfulla dagskrá og starfsemisáætlun en tillaga Fasteignar/Klasa fékk hærri einkunn fyrir hönnun og heildarskipulag.
Það var jafnframt einróma álit matsnefndarinnar að vinningstillagan væri afar glæsileg í alla staði og að byggingin verði áhrifamikið kennileiti í ásýnd Reykjavíkur. Þá telur matsnefndin að fyrirtækið að baki tilboðinu sé öflugt og fjárhagslega sterkt, tillagan feli í sér stjórnkerfi sem tryggi listrænan metnað og ágæta aðstöðu fyrir Sinfóníuhljómsveit Íslands og sé því í fullu samræmi við öll menningarleg meginmarkmið verkefnisins.
Formlega samið við Portus Group 9. mars 2006
Samningur við Portus Group var formlega staðfestur í Ráðherrabústaðnum 9. mars 2006. Hann undirrituðu Þorgerður Katrín Gunnarsdóttir menntamálaráðherra, Sturla Böðvarsson, þáverandi samgönguráðherra, Árni M. Mathiesen fjármálaráðherra, Steinunn Valdís Óskarsdóttir, þáverandi borgarstjóri, fulltrúar Portus Gropup, þeir Björgólfur Guðmundsson og Stefán Þórarinsson, Stefán P. Eggertsson, stjórnarformaður Austurhafnar - TR, og Stefán Hermannsson, framkvæmdastjóri Austurhafnar - TR.