Einkaframkvæmd
Í samkomulagi ríkis og borgar um byggingu tónlistarhúss og ráðstefnumiðstöðvar frá apríl 2002 var kveðið á um að verkefnið skyldi boðið út sem einkaframkvæmd. Í því felst að einkaaðili annast jafnt hönnun, byggingu, fjármögnun og rekstur mannvirkja. Hefðbundin samkeppni kom því ekki til álita og ákvað stjórn Austurhafnar-TR að nota svokallað samningskaupaferli, sem felur m.a. í sér að bjóðendur fá viðbrögð verkkaupa meðan á þróun verkefnisins stendur og geta þannig komið betur til móts við óskir þeirra.
Information Memorandum
Kynningarskýrsla (Information Memorandum) um verkefnið, framkvæmd þess og íslenskar aðstæður var unnin árið 2003 af alþjóðlega ráðgjafafyrirtækinu Hospitality Consulting International, með aðstoð VSÓ verkfræðistofu.
Skýrslan var fyrst og fremst ætluð fjárfestum, þróunaraðilum og verktökum sem hefðu áhuga á að fjármagna, hanna, byggja og reka Tónlistarhúsið og ráðstefnumiðstöðina í heild sinni, eða að hluta til, eða fjárfesta í byggingu og rekstri alþjóðlegs hótels við Austurhöfn.
Samningskaupaferlið
Umfangsmikil vinna var lögð í gerð samningskaupalýsingarinnar og rík áhersla lögð á að vanda til samningsgerðarinnar, til að tryggja einkaframkvæmdaraðilanum frelsi til frumkvæðis og sjálfstæðra ákvarðana og tryggja jafnframt að skilyrði um bygginguna yrðu uppfyllt og reksturinn, þegar þar að kæmi, yrði í samræmi við sett markmið.
Samningurinn felur í sér hönnun, fjármögnun, framkvæmd og rekstur tónlistarhúss, ráðstefnumiðstöðvar og hótels (TRH) á lóð Austurhafnar-TR norðan Geirsgötu, ásamt tilheyrandi bílastæðum. Þá var vilji til þess hjá borgaryfirvöldum að hanna og skipuleggja í heild norðanverða Kvosina og jafnvel Lækjartorg að hluta og náðist um það samkomulag að sá aðili sem yrði hlutskarpastur í samningskaupferlinu ætti þess kost að kaupa byggingarrétt á þeim lóðum skipulagsreitsins sem ekki fara undir TRH. Á því svæði er m.a. gert ráð fyrir höfuðstöðvum Landsbankans.
Tilboð/tillögur hópanna skyldu samkvæmt útboðslýsingu miðast við 17.000 m² byggingu Tónlistarhúss og ráðstefnumiðstöðvar, 18-20.000 m² hótel, sem framkvæmdaaðili myndi reisa og reka á eigin kostnað, og 38.000 m² í öðrum byggingum, sem framkvæmdaaðili myndi kaupa byggingarétt á og ráðstafa að eigin vild.
Ráðgjafar Austurhafnar í samningskaupaferlinu:
VST - Verkfræðistofa Sigurðar Thoroddsen (nú Verkís) um verkfræðileg atriði
Ríkiskaup og Landwell varðandi lögfræðileg atriði
Artec á sviði hljómburðar
ParX og Deloitte varðandi fjárhagsleg atriði